вагоно ремонтная компания

Развитие информационных технологий АО ВРК-1

Возвращаясь к истории развития информационных технологий АО «РВК-1», хотелось бы отметить, что бизнес-план, а точнее сценарий, по которому предполагалось развитие вагоноремонтного комплекса, после разделения Центральной дирекции по ремонту грузовых вагонов в 2011 году на 3 ДЗО, не предусматривал наличия согласованной и утвержденной ИТ стратегии, в результате чего каждая из 3-х дочерних компаний самостоятельно планировало свою деятельность в сфере информационных технологий.

Информационные системы, которые достались «по наследству», имели ряд существенных недостатков, а учитывая географию расположения предприятий их общее количество доходило до 100. При этом стоит отметить, что в своём большинстве данные системы не были взаимосвязаны и зачастую пользователям приходилось дублировать вводимые данные, что приводило к существенным трудозатратам со стороны предприятий и многочисленным ошибкам в отчетных данных. Проанализировав действующую на тот момент архитектуру информационных систем, мы смогли определить наиболее важные с точки зрения производственно-хозяйственной деятельности системы необходимые для нужд Компании и существенно сократить их количество. Однако предпринятые меры оказались недостаточными по качеству, полноте и степени соответствия реалиям бизнеса в реализации новых задач, стоящих перед Обществом.

В результате проведенного анализа хозяйственных процессов, их степени автоматизации, а самое важное, потребности наших клиентов, в конце 2012 году было принято стратегическое решение на разработку собственной информационной системы. Целью разрабатываемого решения стало обеспечение органа управления Компании сбором данных из разных источников и информационных систем для принятия оперативных решений, а также бесперебойность в работе основного бизнес-процесса компании – электронного документооборота.

Основными требованиями к разрабатываемому ПО являлись - отказоустойчивость, кроссплатформенность и независимость от компании-разработчика, а также право на интеллектуальную собственность должно принадлежать АО «ВРК-1». Заручившись поддержкой руководства Компании 5 декабря 2013 года был дан старт запуска вагоноремонтной корпоративной системы (или ВАРЕКС).

Формирование документооборота в Варекс

Процесс формирования данных по ремонту вагонов начинается с операторов депо. В Варекс заносится информация по собственнику и комплектации вагона.

Следом, Старший мастер делает осмотр вагона и формирует дефектную ведомость.

Вагон разбирается, а узлы и детали направляются в цеха. Каждый мастер на своем участке вносит данные в систему Варекс по произведенным работам на вагоне. В случае необходимости замены деталей, мастер выбирает нужную ему деталь со склада.

Данные по деталям вводятся кладовщиком депо на виртуальный склад системы Варекс. Прежде чем деталь окажется на складе, сотруднику требуется прикрепить подтверждающий документ о ее годности, а системой в автоматическом режиме проводится проверка по базе данных забракованных деталей АС УКВ, что данная деталь не является контрафактом или числиться как забракованная.

В помощь пользователям в системе Варекс, при плановых видах ремонта, в зависимости от рода вагона, формируется обязательный перечень работ, тем самым мы можем утверждать, что вагон отремонтирован в соответствии с техническими требованиями руководящих документов.

После закрытия мастерами работ по своим цехам, старший мастер проверяет наличие всех необходимых работ и фиксирует в системе Варекс окончание ремонта. 

Оператором производится выпуск вагона. В базу данных АСОУП передаются данные о комплектации вагона (с. 4624) и факт завершения ремонта (с. 1354). Но прежде чем вагон будет выпущен из ремонта Начальник депо и осмотрщик вагонов должны подписать в электронном виде «Уведомление о приёмке вагона из ремонта» (форма ВУ-36). Только после этого на станцию уйдет сообщение о завершении ремонта и вагон можно будет выпустить на пути общего пользования.

Взаимодействие с собственником

Одновременно с завершением ремонта вагона коммерческий отдел депо проверяет сформированные первичные документы и запускает процесс их согласования с клиентом. По завершении согласования документы распечатываются и передаются на подпись, или подписываются квалифицированной электронной подписью.

Электронный документооборот сегодня это не просто удобство или дополнительная функциональность, а обязательное требование при заключении договора.

Как для наших клиентов, так и для нас самих, скорость документооборота играет важную роль в хозяйственной деятельности Общества, так как она имеет непосредственное влияние на своевременное получение доходов и снижение Дебиторской задолженности Компании. Ранее, для формирования, согласования и подписания документов приходилось от 7 до 15 дней. На сегодняшний день мы смогли сократить время, между выпуском вагона из ремонта и подписания акта выполненных работ квалифицированной электронной подписью в среднем до 5 дней, что соответствует условиям договора, однако не является оптимальным, ввиду необходимости в пересылке счета-фактуры на бумажном носителе.

Совместно с УВЗ-Логистик, оператором ЭДО ООО «ИИТ» и Желдоручетом в мае этого года была проведена опытная эксплуатация подписания электронного счета-фактуры.  Так, после подписания АВР с двух сторон в ЕК АСУ ФР передаются данные для создания заказа, на основании которого бухгалтером формируется счет-фактура и передаётся на портал электронного документооборота, где руководителем предприятия производится его подписание. По результатам проведенной работы был сформирован ряд замечаний, которые мы планируем устранить в первом квартале 2017 года. (приведение АВР в формат ФНС, организация хранилища подписанных ПУД, обратная связь с АСУФР по всем выпискам подписания счета фактуры для отражения признака «Подписано электронно» в бухгалтерской книге продаж)

Контроль дебиторской задолженности

Учитывая не простою экономическую ситуацию на рынке грузоперевозок, в Компании произошло снижение объема плановых видов ремонтов и как следствие увеличение дебиторской задолженности. В целях недопущения наращивания дебиторской задолженности, а также установления контроля в системе Варекс по обеспечению авансовых платежей на ремонт вагонов, был внедрен модуль контроля над Дебиторами.

Логический контроль препятствует выпуску вагонов, если:

• отсутствует аванс;
• наличие дебиторской задолженности;

Складской учёт и движение ТМЦ в системе Варекс

Одним из важных аспектов в решении текущих задач является учет поступления и расхода номерных деталей грузового вагона. Ремонт деталей и узлов грузовых вагонов является 2-ым по прибыльности и значимости бизнесом для Компании.

В этих целях в системе Варекс был внедрен следующий функционал:

- складской учет номерных деталей на виртуальных складах депо;

- поступление и расход с виртуальных складов номерных деталей и металлолома, собственности Заказчика и ВРК-1 собственно;

- расчет и выставление первичных документов за хранение деталей и металлом собственности Заказчика;

- Движение колесных пар внутри структурных подразделений, между ремонтными депо и ВКМ.

Все это позволяет в режиме реального времени отслеживать перемещение деталей от момента поступления в депо (поступившей с вагона или привезенного, как давальческое) до установки детали на вагон, отслеживая ее статус (в ремонте, на складе, на вагоне).

Внедрение модуля Хранение в сентябре текущего года уже приносит в среднем 4,5 млн. рублей ежемесячно дохода.

Взаимодействие смежных систем

Как показывает практика, стандартизированные решения вытесняют локальные разработки во всех сферах взаимодействия информационных систем, например, взаимодействие с ТОРЭК когда есть единый сервис, и ИС разных вагоноремонтных предприятий разворачивают у себя модули взаимодействия по общим правилам, гораздо перспективнее нежели локальные разработки по интеграции двух систем с серьезными трудозатратами на дальнейшую расширяемость. Поэтому мы надеемся и готовы приложить все усилия для организации взаимодействия со смежными системами, а использование собственного решения полностью вписывается в госпрограмму импортозамещения, что позволяет нам не только поддерживать инициативы по взаимодействию, но и возможно поучаствовать в разработке этих инициатив в будущем.

Задачи ИТ на 2017 год

На 2017 год Обществом были определены следующие задачи в сфере информационных технологий:

1. Переход на подписание электронных счетов-фактур, что позволит организовать электронный документооборот полного цикла.

2. Внедрение Единого передаточного документа (ЕПД), что позволит снизить налоговые риски и издержки, связанные с формированием и пересылкой первичных документов;

3. Комплексное развитие корпоративной системы ВАРЕКС, как инструмента контроля и оперативного управления внутренними бизнес-процессами Компании;